Privacybeleid

In dit privacybeleid wordt beschreven hoe wij uw persoonlijke gegevens verzamelen en verwerken via be.filofax.com en andere aan onze website gerelateerde diensten.

Onze belangrijkste overtuigingen met betrekking tot gebruikersprivacy en gegevensbescherming

    • Privacy van gebruikers en gegevensbescherming zijn mensenrechten.

    • Wij hebben een zorgplicht voor de mensen waarvan wij de gegevens bezitten.

    • Gegevens verzamelen is een wettelijke verplichting, deze mogen alleen worden verzameld en verwerkt als dat absoluut noodzakelijk is.

    • Wij zullen uw persoonlijke gegevens nooit verkopen, verhuren of op een andere manier verspreiden of openbaar maken.


Relevante wetgeving

Samen met onze zakelijke en interne computersystemen is deze website ontworpen om te voldoen aan de volgende nationale en internationale wetgeving met betrekking tot gegevensbescherming en privacy van gebruikers:

Het feit dat deze website voldoet aan de bovenstaande wetgevingen, die allen streng van aard zijn, betekent dat deze site waarschijnlijk ook voldoet aan de wetgeving inzake gegevensbescherming en gebruikersprivacy van veel andere landen en gebieden. Als u niet zeker weet of deze site in overeenstemming is met de specifieke wetgeving inzake gegevensbescherming en gebruikersprivacy van uw eigen land van verblijf, moet u contact opnemen met onze functionaris voor gegevensbescherming voor opheldering (details van deze functionaris vindt u hieronder).


Personal information that this website collects, why we collect it and how we protect it

Persoonlijke gegevens zijn gegevens die u identificeren of die gebruikt kunnen worden om u te identificeren, zoals uw naam, contactgegevens en aankoopgeschiedenis.

Onze website is bedoeld voor personen van 16 jaar en ouder. Wij verzamelen niet opzettelijk persoonlijke Informatie van kinderen. Als u de ouder of voogd bent en denkt dat uw kind ons persoonsgegevens heeft verstrekt, neem dan contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming: op mwilson@flbgroup.com om te vragen deze te verwijderen.


Beheerder van persoonsgegevens

Alle persoonlijke informatie die in verband met dit privacybeleid door de website van Filofax wordt verwerkt, wordt beheerd door FLB Group Ltd, die volgens de wetgeving inzake gegevensbescherming van de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk wordt beschouwd als de "verantwoordelijke voor de verwerking" van uw persoonlijke informatie.

Deze website verzamelt en gebruikt persoonlijke informatie om de volgende redenen:

  • Voor beheer en administratieve doeleinden. Wij kunnen uw persoonlijke informatie, met inbegrip van uw aankoopgeschiedenis, gebruiken en bewaren voor administratieve doeleinden, waaronder bijvoorbeeld boekhouding en facturering, auditing, verificatie van krediet- of andere betaalkaarten, fraudebestrijding en het testen, onderhouden en ontwikkelen van systemen.
  • Om u statusupdates en serviceberichten te sturen.
  • Om marketing uit te voeren en u op de hoogte te houden van Filofax-producten.
  • Om onze websites, producten en diensten te verbeteren. We kunnen bijhouden hoe u en andere klanten onze website gebruiken, zodat we manieren kunnen vinden om uw gebruikerservaring te verbeteren.

How we store your personal information on our website

Deze website wordt gehost door Shopify die gecertificeerd Level 1 PCI DSS compliant zijn. Uw persoonsgegevens worden in eerste instantie in Ierland verwerkt en vervolgens voor opslag en verdere verwerking naar buiten Europa overgebracht, waaronder naar Canada en de Verenigde Staten. Voor meer informatie over hoe gegevensoverdrachten voldoen aan de GDPR, zie Shopify's GDPR Whitepaper:

https://help.shopify.com/pdf/gdpr-whitepaper.pdf

https://help.shopify.com/pdf/cross-border-whitepaper.pdf

Wij beschermen ook de veiligheid van uw informatie tijdens de overdracht door het gebruik van Secure Sockets Layer (SSL) software, die informatie die u invoert versleutelt.

Om ervoor te zorgen dat uw toegang tot onze website veilig is, moet u uw inloggegevens met niemand anders delen. Als u klaar bent met het gebruik van de website moet u uitloggen als anderen toegang kunnen krijgen tot uw computer of apparaat. Dit is vooral belangrijk als u een openbaar toegankelijke computer gebruikt.

Betalingsinformatie

Wanneer u onze producten via internet koopt, maakt uw webbrowser via een SSL ("Secure Sockets Layer") verbinding met de website. SSL is een industrieel standaardprotocol voor encryptie via het internet.

Al uw persoonlijke informatie wordt gecodeerd terwijl ze over het internet reist, van en naar deze website. Wanneer informatie wordt gecodeerd, wordt deze gecodeerd tussen uw computer en onze server. De informatie wordt pas ontsleuteld wanneer deze ons veilig bereikt. Het is snel en veilig, en het zorgt ervoor dat uw persoonlijke informatie door niemand anders kan worden gelezen. Echter, zoals met elke standaard e-mail, worden e-mails met uw persoonlijke gegevens die naar of van Filofax worden verzonden in een niet-gecodeerd formaat verzonden.

We bewaren uw gegevens zolang we ze nodig hebben voor het doel waarvoor ze worden verwerkt. Wanneer u bijvoorbeeld aankopen doet op deze website, kunt u een account aanmaken of afrekenen als gast. In beide gevallen bewaren wij de informatie met betrekking tot uw aankoop gedurende een periode die ons in staat stelt eventuele klachten, vragen of zorgen te behandelen of te beantwoorden. De informatie kan ook worden bewaard zodat wij uw ervaring met ons kunnen blijven verbeteren.

Wij zullen de informatie die wij bewaren actief evalueren en veilig verwijderen wanneer er niet langer een wettelijke, zakelijke of klantbehoefte is om deze te bewaren.



Contactformulieren en e-maillinks

Als u ervoor kiest om contact met ons op te nemen via het contactformulier op onze pagina Contact of via een e-maillink zoals deze, worden de door u verstrekte gegevens niet door deze website opgeslagen of doorgegeven aan/verwerkt door een van de in dit Privacybeleid gedefinieerde derde gegevensverwerkers.

Bijhouden van websitebezoek

Een cookie is een kleine hoeveelheid informatie die naar uw computer of apparaat wordt gedownload wanneer u onze site bezoekt. Wij gebruiken een aantal verschillende cookies, waaronder functionele, prestatie-, advertentie- en sociale media- of inhoudscookies. Cookies maken uw surfervaring beter doordat de website uw acties en voorkeuren (zoals aanmelding en regioselectie) kan onthouden. Dit betekent dat u deze informatie niet telkens opnieuw hoeft in te voeren wanneer u terugkeert naar de site of van de ene pagina naar de andere bladert. Cookies geven ook informatie over hoe mensen de website gebruiken, bijvoorbeeld of het hun eerste bezoek is of dat ze een frequente bezoeker zijn.

De website, e-mailberichten en advertenties van Filofax kunnen gebruikmaken van "cookies" en andere technologieën zoals pixeltags. Deze technologieën helpen ons het gedrag van gebruikers beter te begrijpen, vertellen ons welke delen van onze websites mensen hebben bezocht en vergemakkelijken en meten de effectiviteit van advertenties en zoekopdrachten op het web. Wij behandelen de door cookies en andere technologieën verzamelde informatie als niet-persoonlijke informatie. Echter, voor zover Internet Protocol (IP)-adressen of soortgelijke identificatoren door de wetgeving van de Europese Unie en het Verenigd Koninkrijk inzake gegevensbescherming als persoonsgegevens worden beschouwd, behandelen wij ook deze identificatoren als persoonsgegevens. Evenzo, voor zover niet-persoonlijke informatie wordt gecombineerd met persoonlijke informatie, behandelen wij de gecombineerde informatie als persoonlijke informatie in het kader van dit Privacybeleid.

Wij gebruiken de volgende cookies om uw ervaring op onze site te optimaliseren en onze diensten te leveren:

 Name Function Duration
_secure_session
_id
Used in connection with navigation through a storefront. 24h
_shopify_country Used in connection with checkout. session
_shopify_m Used for managing customer privacy settings. 1y
_shopify_tm Used for managing customer privacy settings. 30min
_shopify_tw Used for managing customer privacy settings. 2w
_storefront_u Used to facilitate updating customer account information. 1min
_tracking_consent Tracking preferences. 1y
c Used in connection with checkout. 1y
cart_currency Used in connection with shopping cart. 2w
cart_sig Used in connection with checkout. 2w
cart_ts Used in connection with checkout. 2w
cart_ver Used in connection with shopping cart. 2w
checkout Used in connection with checkout. 4w
checkout_token Used in connection with checkout. 1y

dynamic_checkout
_shown_on_cart

Used in connection with checkout. 30min
hide_shopify_pay
_for_checkout
Used in connection with checkout. session
keep_alive Used in connection with buyer localisation. 2w
previous_step Used in connection with checkout. 1y
remember_me Used in connection with checkout. 1y
secure_customer
_sig
Used in connection with customer login. 20y
shopify_pay Used in connection with checkout. 1y
shopify_pay
_redirect
Used in connection with checkout. 30 minutes, 3w or 1y depending on value
storefront_digest Used in connection with customer login. 2y

tracked_start
_checkout

Used in connection with checkout. 1y
checkout_one
_experiment
Used in connection with checkout. session
_landing_page Track landing pages 2w
_orig_referrer Track landing pages. 2w
_s Shopify analytics. 30min
_shopify_d Shopify analytics. session
_shopify_s Shopify analytics. 30min
_shopify_sa_p Shopify analytics relating to marketing & referrals. 30min
_shopify_sa_t Shopify analytics relating to marketing & referrals. 30min
_shopify_y Shopify analytics. 1y
_y Shopify analytics. 1y
_shopify_evids Shopify analytics. session
_shopify_ga Shopify and Google Analytics. session

 

Hoe lang een cookie op uw computer of mobiele apparaat blijft staan, hangt ervan af of het een "persistent" of "session" cookie is. Sessiecookies blijven staan tot u stopt met surfen en permanente cookies blijven staan tot ze verlopen of verwijderd worden. De meeste van de door ons gebruikte cookies zijn persistent en verlopen tussen 30 minuten en twee jaar na de datum waarop ze naar uw apparaat zijn gedownload.

U kunt cookies op verschillende manieren controleren en beheren. Houd er rekening mee dat het verwijderen of blokkeren van cookies uw gebruikerservaring negatief kan beïnvloeden en dat delen van onze website mogelijk niet meer volledig toegankelijk zijn.

De meeste browsers accepteren automatisch cookies, maar u kunt kiezen of u al dan niet cookies accepteert via de besturingselementen van uw browser, die u vaak kunt vinden in het menu "Extra" of "Voorkeuren" van uw browser. Meer informatie over hoe u uw browserinstellingen kunt wijzigen of hoe u cookies kunt blokkeren, beheren of filteren vindt u in het helpbestand van uw browser of via sites als: www.allaboutcookies.org.

Houd er bovendien rekening mee dat het blokkeren van cookies niet volledig kan voorkomen dat wij informatie delen met derden, zoals onze reclamepartners. Om uw rechten uit te oefenen of u af te melden voor bepaald gebruik van uw informatie door deze partijen, volgt u de instructies in het gedeelte "Behavioural Advertising" hieronder.

Google Analytics

Zoals de meeste websites gebruikt deze site Google Analytics (GA) om de gebruikersinteractie te volgen. Wij gebruiken deze gegevens om te bepalen hoeveel mensen onze site gebruiken, om beter te begrijpen hoe zij onze webpagina's vinden en gebruiken en om hun reis door de website te zien.

Hoewel GA gegevens registreert zoals uw geografische locatie, apparaat, internetbrowser en besturingssysteem, kan niets van deze informatie u persoonlijk identificeren. GA registreert ook het IP-adres van uw computer dat gebruikt zou kunnen worden om u persoonlijk te identificeren, maar Google geeft ons hier geen toegang toe. Wij beschouwen Google als een derde partij die gegevens verwerkt.

GA maakt gebruik van cookies, waarvan u de details kunt vinden in de handleidingen voor ontwikkelaars van Google. Onze website gebruikt de analytics.js implementatie van GA.

You can read more about how Google uses your Personal Information here: https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/

U kunt hier meer lezen over hoe Google uw persoonsgegevens gebruikt here: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout

Hotjar

Wij gebruiken Hotjar om de behoeften van onze gebruikers te analyseren en onze website te optimaliseren. Hotjar is een technologiedienst - die optreedt als een derde gegevensverwerker - die ons helpt de ervaring van onze gebruikers beter te begrijpen (bijv. hoeveel tijd ze doorbrengen op welke pagina's, welke links ze kiezen om op te klikken, wat gebruikers wel en niet leuk vinden, enz.) Hotjar gebruikt cookies en andere technologieën om gegevens te verzamelen over het gedrag van onze gebruikers en hun apparaten. Dit omvat het IP-adres van een apparaat (verwerkt tijdens uw sessie en opgeslagen in een niet-geïdentificeerde vorm), schermgrootte van het apparaat, apparaattype (unieke apparaatidentificatie), browserinformatie, geografische locatie (alleen land) en de voorkeurstaal die wordt gebruikt om onze website weer te geven. Hotjar slaat deze informatie namens ons op in een gepseudonimiseerd gebruikersprofiel. Het is Hotjar contractueel verboden om de namens ons verzamelde gegevens te verkopen. Alle persoonlijke informatie die u zou kunnen identificeren wordt automatisch onderdrukt (bijv. gegevens verschijnen als asterisken, bijvoorbeeld "***", van licht gerandomiseerde lengte in plaats van tekst) voordat ze worden verzameld en verzonden naar de server van Hotjar.

U kunt zich hier ook afmelden voor Google Analytics: https://www.hotjar.com/privacy/

Marketing

E-mail nieuwsbrief

Als u ervoor kiest om u te abonneren op een e-mail nieuwsbrief, worden de persoonlijke gegevens die u op onze website verstrekt, doorgestuurd naar een derde gegevensverwerker - Brevo - die ons e-mailmarketingdiensten levert. Brevo voldoet aan de GDPR en heeft alle noodzakelijke voorzorgsmaatregelen genomen om de veiligheid van persoonsgegevens te waarborgen en met name te voorkomen dat deze door onbevoegde derden kunnen worden ingezien, vervormd of beschadigd.

Deze omvatten:

  • Firewall met meerdere niveaus.
  • Bewezen oplossingen voor antivirusbescherming en detectie van inbraakpogingen.
  • Versleutelde gegevensoverdracht met behulp van SSL/https/VPN-technologie.
  • Tier 3 en PCI DSS gecertificeerde datacenters.

Lees hier het privacybeleid van Brevo: https://brevo.co/legal/privacy-policy/

Als u geen e-mailmarketing van Filofax meer wilt ontvangen, kunt u zich te allen tijde afmelden via de afmeldingskoppelingen in de voettekst van de e-mailnieuwsbrief of door een afmeldingsverzoek per e-mail te verzenden. Stuur uw e-mail naar unsubscribe@filofaxlettsblueline.com gebruik makend van het e-mailaccount dat op de mailinglijst is geabonneerd.

Let op, je e-mailadres blijft in de database van Brevo zolang we de diensten van Brevo blijven gebruiken voor e-mailmarketing of totdat je specifiek verzoekt om te worden verwijderd. Om te verzoeken om je persoonlijke gegevens te verwijderen onder de GDPR verordening, stuur dan een e-mail naar onze Data Protection Officer: mwilson@flbgroup.com gebruik makend van het e-mailaccount dat is geabonneerd op de mailinglijst.

Behavioural Advertising – Gerichte reclame

Wij kunnen uw persoonlijke informatie ook gebruiken om u gerichte advertenties of marketingcommunicatie aan te bieden die volgens ons voor u interessant kunnen zijn. Voor meer informatie over hoe gerichte reclame werkt, kunt u de educatieve pagina van het Network Advertising Initiative ("NAI") bezoeken op https://www.networkadvertising.org/understanding-online-advertising/how-does-it-work.

U kunt zich afmelden voor gerichte reclame door:

Bovendien kunt u zich afmelden voor sommige van deze diensten door het afmeldingsportaal van de Digital Advertising Alliance te bezoeken op: https://optout.aboutads.info/.

Andere externe gegevensverwerkers

Wij maken gebruik van een aantal andere externe partijen om namens ons persoonsgegevens te verwerken. Deze derden zijn zorgvuldig gekozen en voldoen allemaal aan de hierboven vermelde wetgeving. Volg voor meer informatie de onderstaande links.

Shopify Payments/PayPal
https://www.shopify.com/legal/privacy
https://www.paypal.com/uk/webapps/mpp/ua/privacy-full

Affiliate Window
https://www.awin.com/gb/privacy

Agorapulse
https://www.agorapulse.com/privacy-policy/

Een kopie van uw persoonlijke gegevens aanvragen

U kunt een kopie aanvragen van alle persoonlijke gegevens die FLB Group Ltd. over u bewaart. Aan dit verzoek zijn geen kosten verbonden.

Het verzoek moet schriftelijk zijn en het volgende bevatten:

  • Uw naam en postadres.
  • Details van uw verzoek.
  • Alle gegevens die ons kunnen helpen om de informatie waarop uw verzoek betrekking heeft op te sporen, bijvoorbeeld een e-mailadres en/of telefoonnummer.

U moet ook het volgende verstrekken:

  • Een fotokopie van uw paspoort of rijbewijs, zodat wij uw identiteit kunnen verifiëren.
  • Uw handtekening en de datum van het verzoek.

Als u namens een andere persoon een aanvraag indient, is een ondertekende volmacht van die persoon vereist. Stuur uw verzoek naar:

Mike Wilson
Data Protection Officer
FLB Group Ltd
Thornybank Industrial Estate
Dalkeith,
Midlothian,
Scotland,
EH22 2NE

Datalekken

Wij zullen elke onwettige inbreuk op de database van deze website of de database(s) van een van onze derde gegevensverwerkers binnen 72 uur na de inbreuk melden aan alle relevante personen en autoriteiten als blijkt dat op identificeerbare wijze opgeslagen persoonsgegevens zijn gestolen.

Gegevensbeheerder

De gegevensbeheerder van deze website is: FLB Group Ltd, geregistreerd in Schotland met bedrijfsnummer: SC007315

Wiens statutaire zetel is:

10 George Street,
Edinburgh,
Scotland,
EH2 2PF

Met operationeel kantoor gevestigd op:

Thornybank Industrial Estate
Dalkeith,
Midlothian,
Scotland,
EH22 2NE

Data Protection Officer:

Mike Wilson
Telephone: +44 (0)131 654 7435
Email: mwilson@flbgroup.com

Wijzigingen in ons privacybeleid

Dit privacybeleid kan van tijd tot tijd veranderen in overeenstemming met wetgeving of ontwikkelingen in de sector. Wij zullen onze klanten of websitegebruikers niet expliciet op de hoogte brengen van deze wijzigingen. In plaats daarvan raden wij u aan deze pagina af en toe te controleren op eventuele beleidswijzigingen. Specifieke beleidswijzigingen en updates worden vermeld in de changelog hieronder.

Changelog

10/07/2023 - Functionaris voor gegevensbescherming bijgewerkt

11/05/2023 - Informatie betreffende de naamswijziging van de derde-partij provider van Sendinblue naar Brevo

19/05/2022 - Shopify, Sendinblue en Hotjar toegevoegd als derden. Gegevensbeschermingsfunctionaris en statutaire gegevens bijgewerkt

04/04/2022 – Bijgewerkt in lijn met de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018 (GDPR)

18/04/2018 – Bijgewerkt in lijn met de EU Algemene Verordening Gegevensbescherming 2018 (GDPR)

21/03/2018 – Amazon Web Services toegevoegd als derde partij

17/10/2017 – Ingesteld privacybeleid